صيغة تقرير زيارة الموقع

بعد زيارة إشراف، أو اجتماع في الموقع، أو جولة مع العميل، أو التحقق من تعليمات للمقاول. وإن كان الغرض سرد العيوب للتسليم، فاكتب تقرير ملاحظات بدلًا منه.

حافظ على الترتيب نفسه في كل زيارة ليعرف القرّاء أين ينظرون:

• جدول البيانات: الموقع والعميل ورقم التقرير والتاريخ ووقت التواجد والمهندس؛
• الغرض: جملة أو جملتان عن سبب الزيارة؛
• الملاحظات بالتسلسل، لكل منها موقع وصورة؛
• الإجراءات ومن المسؤول عنها؛
• التوقيع مع رقم تسجيلك.

اكتب ما رأيته، لا ما تظن أنه السبب، إلا إن تحققت منه. «بقع ماء في السقف أسفل وحدة التكييف بعرض 300 مم تقريبًا» مفيدة. أما «تسرّب من التكييف» فتخمين.

أعطِ كل ملاحظة موقعًا بالصيغة نفسها في كل مرة، وضع أي قياس داخل الجملة.

تُقرأ تقارير زيارة الموقع جيدًا كجدول: الرقم، والصورة، والموقع، والملاحظة، والإجراء. وصورة واحدة لكل صف تبقي التقرير قصيرًا بما يكفي لقراءته على الهاتف.

تقرير الزيارة الذي يُرسل بعد أسبوع يصبح تاريخًا لا تعليمات. أنهِه في الموقع، ووقّعه، وأرسل ملف PDF قبل أن تغادر الموقف.